AUDITORIA DE PROCESSOS
ÍNDICE
1. Avaliação da conformidade dos processos com as normas internas e externas 5
2. Identificação de ineficiências nos fluxos de trabalho 6
3. Proposição de melhorias e soluções 6
4. Mitigação de riscos operacionais 7
5. Assegurar a transparência e integridade dos processos 7
6. O papel do gestor perante a auditora de processos 7
INTRODUÇÃO
A auditoria de processos é uma prática essencial para a análise e melhoria da eficiência e conformidade organizacional. Trata-se de um exame sistemático das actividades, procedimentos e fluxos dentro de uma organização, com o objectivo de identificar falhas, ineficiências, riscos e oportunidades de melhoria. Com o avanço da tecnologia e a crescente demanda por processos mais ágeis e transparentes, a auditoria de processos tem se tornado uma ferramenta fundamental para garantir que as operações sigam as melhores práticas e atendam aos requisitos legais e normativos.
Esse tipo de auditoria é aplicável a diversas áreas, desde a gestão de qualidade até a conformidade regulatória, e pode ser realizada em diferentes níveis organizacionais. Através da identificação de falhas e da implementação de melhorias, os auditores de processos contribuem para a competitividade, redução de custos e aumento da produtividade das empresas. Neste artigo aborda-se sobre auditoria de processos, tema este que achou-se conveniente para apresentar na disciplina de Auditoria Empresarial.
OBJECTIVOS
Geral:
Avaliar a eficiência, eficácia e conformidade dos processos organizacionais, identificando áreas de melhoria, mitigando riscos e garantindo o cumprimento das políticas internas e das normativas externas.
Específicos:
Avaliar a conformidade dos processos com as normas internas e externas;
Identificar ineficiências nos fluxos de trabalho;
Propor melhorias e soluções;
Mitigar riscos operacionais;
Assegurar a transparência e integridade dos processos.
AUDITORIA DE PROCESSOS
Conceitos
A auditoria de processos é uma ferramenta essencial para a análise e avaliação sistemática das operações de uma organização. Ela tem como objectivo garantir que os processos estejam em conformidade com as políticas e normas da organização, além de avaliar a eficiência operacional. A auditoria de processos permite a identificação de falhas, riscos e ineficiências, fornecendo uma base para as recomendações de melhorias e optimizações nos fluxos de trabalho.
“Auditorias de processos são vistas como uma análise que visa garantir a conformidade dos processos organizacionais e sua eficiência, contribuindo para a melhoria contínua e redução de custos”. Garrison, Noreen e Brewer (2010)
Os autores Hammer e Champy, em sua obra sobre reengenharia de processos, destacam as auditorias de processos como uma ferramenta para examinar profundamente a forma como os processos organizacionais são executados. Para eles, auditorias de processos devem ser aplicadas para eliminar etapas desnecessárias e simplificar os fluxos de trabalho, promovendo inovação e agilidade na organização. Eles enfatizam que as auditorias de processos não devem apenas identificar problemas, mas também oferecer soluções práticas para melhorar a produtividade e a competitividade organizacional.
“Auditorias de processos é um exame detalhado dos processos operacionais de uma organização, com o objectivo de identificar redundâncias e ineficiências, e proporcionar melhorias que resultem em maior agilidade e competitividade”. Hammer e Champy (1993)
Esses conceitos mostram que as auditorias de processos envolvem uma análise das operações organizacionais, buscando tanto a conformidade com as normas quanto a melhoria da eficiência dos fluxos de trabalho.
As auditorias de processos têm um papel crucial na avaliação da eficiência operacional das organizações. Com o propósito de aprimorar os processos e alcançar melhores resultados, diferentes autores abordam a importância dessa prática. O desenvolvimento a seguir discute os elementos de auditorias de processos com base na visão de alguns autores renomados.
Avaliação da conformidade dos processos com as normas internas e externas
De acordo com Garrison, Noreen e Brewer (2010), “os auditores de processos devem garantir que os processos estejam em conformidade com as regulamentações internas e externas aplicáveis”. A conformidade é essencial para a protecção legal da organização, evitando prejuízos e danos à comissão. A avaliação da conformidade envolve uma análise de processos em relação às normas internas, como políticas de qualidade e segurança, bem como a conformidade com as normas externas, incluindo regulamentações governamentais e padrões industriais. Este tipo de auditoria busca identificar desvios e práticas que possam comprometer a integridade dos processos.
“A aplicação desses princípios em auditorias de processos não só garante a conformidade legal, mas também melhorou a governança corporativa”, conforme enfatizado por Messier et al. (2017). A conformidade com as normas externas, como os critérios fiscais e regulatórios, é crucial para o funcionamento ético e legal da organização, enquanto as normas internas podem garantir que as práticas da empresa sejam alinhadas com suas estratégias e objectivos organizacionais.
Identificação de ineficiências nos fluxos de trabalho
Para Jablonski (2012), “a identificação de ineficiências é um dos pilares das auditorias de processos”. Segundo o autor, “os auditórios devem ser vistos como uma oportunidade de aprimorar o desempenho organizacional, identificando pontos de estrangulamento, redundâncias e processos desnecessários”. Ao examinar os fluxos de trabalho de maneira específica, os auditores de processos ajudam a identificar ineficiências operacionais que podem ser corrigidas por meio da reengenharia de processos, o que leva a uma maior eficiência e agilidade.
Por exemplo, um processo que depende de muitos intermediários ou etapas repetitivas pode ser simplificado, reduzindo o tempo de ciclo e os custos operacionais. Hammer e Champy (1993), em sua obra seminal sobre reengenharia de processos, destacam que “eliminar etapas desnecessárias é um aspecto crucial para melhorar a eficiência dos fluxos de trabalho”.
Proposição de melhorias e soluções
A proposição de melhorias nos processos organizacionais é uma função estratégica de auditoria de processos. Birnberg, S. (2007) argumenta que “os auditórios não devem se limitar apenas à análise crítica, mas também à geração de soluções práticas”. Após a análise de ineficiências e falhas, os auditores de processos devem sugerir mudanças que promovam melhorias contínuas, com base na inovação e na tecnologia.
Essas melhorias podem envolver a automação de tarefas repetitivas, a implementação de novas tecnologias ou até a redefinição dos processos com base nas melhores práticas do sector. A adaptação das organizações às tendências tecnológicas, como a Inteligência Artificial e o Big Data, é uma das soluções modernas propostas para melhoria da eficácia dos processos, conforme planejado por Porter e Heppelmann (2014). A proposta de melhorias é um ciclo contínuo que visa garantir a competitividade da organização a longo prazo.
Mitigação de riscos operacionais
A mitigação de riscos operacionais é uma das preocupações centrais de auditorias de processos. COSO (2013) destaca a importância de uma auditoria eficiente para identificar e minimizar riscos que possam afectar a continuidade e o desempenho das operações. Esses riscos podem ser financeiros, tecnológicos, regulatórios ou relacionados a falhas humanas.
As auditorias de processos identificam esses riscos de forma proactiva, permitindo à organização implementar controles para mitigar danos potenciais. Por exemplo, se um processo crítico não for devidamente monitorado, há risco de falhas catastróficas. O auditório identifica essas falhas e sugere controles adequados, como a automação do monitoramento ou a implementação de redundâncias, para evitar falhas sistemáticas.
Assegurar a transparência e integridade dos processos
A transparência nos processos organizacionais é fundamental para garantir a confiança entre as partes interessadas. Schroeder e Huber (2013) ressaltam que as “auditorias de processos devem garantir que os processos sejam realizados de forma aberta e integral, evitando qualquer tipo de fraude ou manipulação”. Os processos transparentes garantem que as partes interessadas, como reguladores, investidores e clientes, tenham acesso às informações correctas e possam confiar na condução das transacções.
Os auditores devem monitorar a conformidade com os padrões éticos da organização, garantindo que todos os processos sejam realizados de acordo com os princípios de boa prática. A integridade dos processos, como afirma Krause (2015), “não se limita à protecção contra fraudes, mas também envolve a implementação de mecanismos que asseguram que os processos atendam aos requisitos de qualidade, eficiência e responsabilidade”.
O papel do gestor perante a auditora de processos
O papel do gestor presidir a auditorias de processos em uma organização é fundamental para garantir que o processo de auditoria seja eficaz, que as melhorias propostas sejam inovadoras de maneira eficiente e que os objectivos de auditoria sejam alcançados. O gestor é o membro da equipe de auditoria e dos colaboradores da organização, sendo responsável por fornecer condições específicas para a realização das auditorias e pelo acompanhamento das mudanças sugeridas.
abaixo está descrita algumas das responsabilidades e atitudes do gestor no contexto das auditorias de processos:
Facilitador da auditoria
O gestor deve actuar como um facilitador do processo de auditoria, garantindo que as auditorias sejam realizadas de maneira eficiente, sem interferir no funcionamento da organização. Ele deve garantir que a equipe de auditoria tenha acesso às informações possíveis, além de colaborar com os auditores para esclarecer dúvidas sobre os processos analisados.
Compromisso com a melhoria contínua
O gestor deve demonstrar comprometimento com a melhoria contínua dos processos, um dos principais objectivos de auditoria. Isso inclui estar aberto às críticas construtivas e às mudanças, monitorando que as auditorias podem indicar falhas que, se corrigidas, levarão a melhorias significativas na eficiência e na competitividade da organização.
Segundo Hammer e Champy (1993), “a reengenharia de processos (e, por extensão, a auditoria de processos) só é eficaz quando a alta gestão, incluindo os gestores de processos, está disposta a apoiar mudanças fundamentais nos processos de organização”.
Gestão da implementação das melhorias
Após a auditoria identificar ineficiências ou riscos, é responsabilidade do gestor garantir que as melhorias recomendadas sejam soluções de forma adequada. Isso envolve não apenas a aplicação das mudanças, mas também o acompanhamento de seu impacto ao longo do tempo, para verificar se realmente resultaram em uma melhoria no desempenho organizacional.
Promover uma Cultura de Transparência e Conformidade
O gestor tem a responsabilidade de garantir que a organização adopte uma cultura de conformidade e transparência, em que todos os processos sejam realizados de acordo com as normas e regulamentações internas e externas. Os auditórios de processos são uma excelente oportunidade para fortalecer essa cultura, e o gestor deve liderar pelo exemplo.
Como destacado por Messier et al. (2017), “a conformidade organizacional é uma questão de governança e ética, sendo o gestor responsável por garantir que os processos estejam em conformidade com as normas e regulamentações relevantes, utilizando as auditorias como ferramenta para alcançar esse objectivo”.
Comunicação com as Partes Interessadas
O gestor também desempenha um papel crucial na comunicação dos resultados das auditorias para as partes interessadas (stakeholders) da organização, incluindo a alta direcção, colaboradores e, em alguns casos, reguladores. A transparência sobre os resultados das auditorias e as acções correctivas tomadas é essencial para manter a confiança e o compromisso de todos os envolvidos.
CONCLUSÃO
Concluído, diz-se que a auditoria de processos é uma ferramenta essencial para garantir que as operações de uma organização sejam conduzidas de forma eficiente, eficaz e em conformidade com as normas condicionais. Os objectivos incluídos, como a avaliação da conformidade, a identificação de ineficiências, a proposição de melhorias, a mitigação de riscos e a garantia de transparência, são fundamentais para o sucesso organizacional. A abordagem de diferentes autores sobre o tema reforça a importância dessa prática para a melhoria contínua e a competitividade das empresas.
O gestor tem um papel estratégico em auditorias de processos, não apenas como executor de mudanças, mas também como líder que impulsiona uma cultura de melhoria contínua, transparência e conformidade. Sua actuação eficaz garante que auditorias de processos não sejam apenas uma ferramenta de diagnóstico, mas uma oportunidade para transformar a organização e seus processos operacionais.
REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS
Birnberg, JG. Sistemas de Controle de Gestão e Mudança Organizacional. Sage Publications. 2007
COSO. Enterprise Risk Management – Integrated Framework. Comitê de Organizações Patrocinadoras da Comissão Treadway (COSO), 2013.
Garrison, R., Noreen, E., & Brewer, P. Contabilidade Gerencial para Gerentes (2ª ed.). McGraw-Hill Education. 2010.
Hammer, M., & Champy, J. Reengenharia da Corporação: Um Manifesto para a Revolução Empresarial. HarperBusiness. 1993.
Jablonski, S. Gestão de Processos e Auditoria: Da Estratégia à Excelência Operacional. Springer. 2012.
Krause, M. Governança Corporativa e Ética: Uma Perspectiva Aristotélica. Springer, 2015.
Messier, WF, Glover, SM, & Prawitt, DF. Serviços de Auditoria e Garantia: Uma Abordagem Sistemática (10ª ed.). McGraw-Hill Education. 2017.
Porter, ME, & Heppelmann, JE. Como produtos inteligentes e conectados estão transformando a competição. Harvard Business Review, 92(11), 64–88. 2014
Schroeder, RG, & Huber, DR. Gestão de Operações: Conceitos e Casos Contemporâneos (2ª ed.). McGraw-Hill Education, 2013.