a acta
INTRODUÇÃO
A acta é um relato oficial de decisões tomadas em assembleias, reuniões
ou conselhos. O documento é elaborado pelo secretário que, no decurso da
reunião, vai tomando apontamentos com vista à elaboração de um texto prévio.
Este texto, depois de aprovado pela Assembleia Geral, no final da reunião, é
que corresponde à acta propriamente dita.
A ACTA
Condições de uso
·
Registo de factos
ocorridos e deliberações tomadas em reuniões ou assembleias.
Organização (elementos fixos)
Início
Faz-se referência à natureza da reunião, ao n.º de
ordem da acta, hora, dia mês, localidade, sala de reuniões, agenda de trabalhos
(dados da convocatória). Mencionam-se também o nome do Presidente e membros
presentes e ausentes.
Desenvolvimento (resumo de todas as ocorrências da reunião, na
sequência em que aconteceram).
·
Deve conter as
questões essenciais tratadas na reunião e que espelhem com fidelidade o que
nela se passou: intervenções dignas de registo, declarações, propostas,
deliberações, ….
·
Caso haja votações,
deve ser registado o resultado e declarações de voto, se as houver.
·
Deve descrever os
factos de forma sucinta e objectiva. Não são permitidos análises, comentários,
juízos de valor,..
·
Deve dar conta de:
o
O modo como a reunião
foi conduzida;
o
As suas fases;
o
Evolução das relações
entre os participantes;
o
As questões
abordadas;
o
O essencial das
propostas apresentadas;
o
As divergências de
opinião;
o
As deliberações
tomadas/ conclusões chegadas em termos claros (se as houver)
Fecho: são
geralmente formas padronizadas como:
·
“Nada mais havendo a tratar, o
Presidente declarou encerrada a sessão da qual foi lavrada a presente acta que,
se aprovada, vai ser assinada por mim e pelos demais membros de…”
·
“Para constar, eu, F, lavrei a
presente acta que, se aprovada, vai ser assinada por mim e pelos demais membros
de …”
·
“E nada mais havendo a tratar,
foi encerrada a reunião pelas … horas, da qual (e dela) se lavrou a presente
acta que, depois de lida e aprovada (achada conforme), vai ser assinada pelo
Presidente e por mim que a secretariei …”
·
“Finalmente, F. declarou
encerrada (deu por finda) a reunião (sessão) e convocou os presentes para a
próxima sessão (reunião) a ter lugar no dia …, pelas … horas, no … (local)
Assinaturas: Conforme os casos, de todos os participantes;
presidente e secretário; outros
Regras básicas:
·
O texto pode ser
manuscrito ou dactilografado ou apresentar-se em formulário preenchido;
·
Pode ser em linhas
corridas, i.é., compacto ou em parágrafos numerados;
·
As linhas em branco
devem ser trancadas;
·
Só admite algarismos
por extenso;
·
Não admite rasuras,
entrelinhas e emendas. Quando se detecta erros no momento da redacção
emprega-se as partículas correctivas: “digo” ou “aliás” como, por exemplo, «O
Sr. João Lopes, digo, Martins». Se houver erros após a redacção, há o recurso
ao “em tempo” como por exemplo, «Em tempo: Onde se lê “Maio” deve ler-se
“Junho” ou Onde se lê X “acrescente-se Z”, “corte-se Y”.
·
Poderá ser lavrado em
livro próprio, se a lei o determina, ou em folhas soltas.
·
As folhas devem ser
numeradas e a paginação ininterrupta. No caso de serem soltas, cada folha deve
ser autenticada separadamente.
·
É elaborada pelo
Secretário;
·
Deve-se declarar,
quando for o caso, na acta do dia, as rectificações feitas à anterior;
Nível
de linguagem
·
Cuidado
Gramática
Verbos
–
Expor, apresentar, anunciar, abordar, informar, referir, indicar
–
Pedir, requerer, solicitar, perguntar
–
Responder, replicar, retorquir, contrapor, contra propor
–
Prosseguir, continuar, acrescentar, concluir
–
Reafirmar, insistir, repetir, retomar
–
Omitir, não abordar, cancelar, anular, encerrar
–
Interromper, intervir, suspender, adiar
–
Analisar, apreciar, suspender, adiar
–
Enumerar, especificar, descriminar
– Acentuar,
sublinhar, chamar a atenção para deixar claro, fazer notar, observar
– Objectar,
criticar, mostrar-se, negar, lamentar, considerar, advertir, responsabilizar
(-se), exigir
– Justificar, esclarecer
– Aconselhar,
sugerir, propor, alvitrar, recomendar, indicar, exprimir, mostrar-se,
manifestar
– Garantir,
assegurar, asseverar
–
Nomear, designar, recomendar, incumbir
–
Constatar, verificar, concluir, examinar
–
Fundamentar, alegar, justificar, argumentar, citar, exemplificar
·
Relacionamento períodos e
parágrafos
Relativamente
a …, procedeu-se a …, com os seguintes resultados
No
que respeita a …
No
que se refere a …
Quanto
a…
Relativamente
a..
Primeiro …
Seguidamente…Depois
…
Finalmente…
…
|
proposto …, tendo
sido
|
deliberado
|
|
sugerido …
|
resolvido
|
||
,foi
|
apresentado…
|
aceite
|
|
acordado
|
|||
Feito …,
|
|||
Deliberado …,
|
discussão de …
|
||
Concluído,
|
passou-se à
|
análise de …
|
|
Tratado …,
|
…
|
Estruturas
Lida por F. a acta da sessão anterior, foi a
mesma aprovada sem restrições ou com as seguintes alterações (indicar)
·
O expediente constou
da leitura de dois ofícios provenientes de … (prestação de informações
relativas a …, de pareceres …).
·
No número X da ordem
do dia, foi unanimemente aprovado o parecer emitido por … acerca de …, pelo que
foi deliberado …
·
Seguidamente (depois,
em seguida…), procedeu-se à votação relativa a …, com os seguintes resultados:
…
·
Concluída a votação,
deu-se início a…, (passou-se a…, procedeu-se a…, prosseguiu-se com …)
A
IMPORTÂNCIA DA ACTA
Um dos principais factores de desempenho de uma organização é a
qualidade de seus produtos e serviços. Existe uma tendência mundial no sentido
do aumento das expectativas do consumidor em relação à qualidade,
Acompanhando essa tendência houve uma crescente tomada de consciência de
que melhorias contínuas na qualidade são frequentemente necessárias para
atingir e assegurar um bom desempenho económico.
É sabido que a maioria das empresas produzem produtos ou serviços
destinados a atender as necessidades /requisitos do usuário. Tais requisitos
são incorporados em especificações técnicas, que às vezes podem não garantir,
por si mesmas, que os requisitos de um consumidor sejam consistentemente
atendidos.
O mercado tem exigido das organizações cada vez mais qualidade nos
produtos/serviços por preços cada vez menores. Uma alternativa para enfrentar
essas pressões é a certificação, ferramenta diferencial, capaz de aumentar a
competitividade das organizações.
A tendência nacional é a difusão da cultura da certificação de produtos,
impulsionada pelas pressões que vêm do mercado consumidor ou pela necessidade
do Estado de garantir saúde e segurança ao cidadão, protecção ao meio ambiente
e prevenção à ocorrências de práticas lesivas ao comércio.
CONCLUSÃO
Concluindo a acta é uma narração de factos visando a orientação de um
superior hierárquico na tomada de decisões. Nele estão contidas informações
relevantes que permitirão a análise e o julgamento de uma dada situação. A sua
redacção deve se imparcial, estando o seu conteúdo baseado na verificação
pessoal ou em fontes fidedignas. À cabeça do relato figuram as razões que
determinaram a sua elaboração. O texto termina com a análise do assunto e com
propostas de soluções para o caso em estudo.
BIBLIOGRAFIA
BENOIT,
A. Como fazer a síntese (de uma reunião, um dossier, uma entrevista). Lisboa.
Edições CETOP. 1991.