a acta

INTRODUÇÃO
A acta é um relato oficial de decisões tomadas em assembleias, reuniões ou conselhos. O documento é elaborado pelo secretário que, no decurso da reunião, vai tomando apontamentos com vista à elaboração de um texto prévio. Este texto, depois de aprovado pela Assembleia Geral, no final da reunião, é que corresponde à acta propriamente dita.




A ACTA
Condições de uso
·                     Registo de factos ocorridos e deliberações tomadas em reuniões ou assembleias.
 Organização (elementos fixos)
 Início
Faz-se referência à natureza da reunião, ao n.º de ordem da acta, hora, dia mês, localidade, sala de reuniões, agenda de trabalhos (dados da convocatória). Mencionam-se também o nome do Presidente e membros presentes e ausentes.
 Desenvolvimento  (resumo de todas as ocorrências da reunião, na sequência em que aconteceram).
·                     Deve conter as questões essenciais tratadas na reunião e que espelhem com fidelidade o que nela se passou: intervenções dignas de registo, declarações, propostas, deliberações, ….
·                     Caso haja votações, deve ser registado o resultado e declarações de voto, se as houver.
·                     Deve descrever os factos de forma sucinta e objectiva. Não são permitidos análises, comentários, juízos de valor,..
·                     Deve dar conta de:
o                  O modo como a reunião foi conduzida;
o                  As suas fases;
o                  Evolução das relações entre os participantes;
o                  As questões abordadas;
o                  O essencial das propostas apresentadas;
o                  As divergências de opinião;
o                  As deliberações tomadas/ conclusões chegadas em termos claros (se as houver)
 Fecho: são geralmente formas padronizadas como:
·                     “Nada mais havendo a tratar, o Presidente declarou encerrada a sessão da qual foi lavrada a presente acta que, se aprovada, vai ser assinada por mim e pelos demais membros de…”
·                     “Para constar, eu, F, lavrei a presente acta que, se aprovada, vai ser assinada por mim e pelos demais membros de …”
·                     “E nada mais havendo a tratar, foi encerrada a reunião pelas … horas, da qual (e dela) se lavrou a presente acta que, depois de lida e aprovada (achada conforme), vai ser assinada pelo Presidente e por mim que a secretariei …”
·                     “Finalmente, F. declarou encerrada (deu por finda) a reunião (sessão) e convocou os presentes para a próxima sessão (reunião) a ter lugar no dia …, pelas … horas, no … (local)
 Assinaturas: Conforme os casos, de todos os participantes; presidente e secretário; outros
Regras básicas:
·                     O texto pode ser manuscrito ou dactilografado ou apresentar-se em formulário preenchido;
·                     Pode ser em linhas corridas, i.é., compacto ou em parágrafos numerados;
·                     As linhas em branco devem ser trancadas;
·                     Só admite algarismos por extenso;
·                     Não admite rasuras, entrelinhas e emendas. Quando se detecta erros no momento da redacção emprega-se as partículas correctivas: “digo” ou “aliás” como, por exemplo, «O Sr. João Lopes, digo, Martins». Se houver erros após a redacção, há o recurso ao “em tempo” como por exemplo, «Em tempo: Onde se lê “Maio” deve ler-se “Junho” ou Onde se lê  X “acrescente-se Z”,   “corte-se Y”.
·                     Poderá ser lavrado em livro próprio, se a lei o determina, ou em folhas soltas.
·                     As folhas devem ser numeradas e a paginação ininterrupta. No caso de serem soltas, cada folha deve ser autenticada separadamente.
·                     É elaborada pelo Secretário;
·                     Deve-se declarar, quando for o caso, na acta do dia, as rectificações feitas à anterior;
 Nível de linguagem
·                     Cuidado
 Gramática
  Verbos
 –         Expor, apresentar, anunciar, abordar, informar, referir, indicar
–          Pedir, requerer, solicitar, perguntar
–          Responder, replicar, retorquir, contrapor, contra propor
–          Prosseguir, continuar, acrescentar, concluir
–          Reafirmar, insistir, repetir, retomar
–          Omitir, não abordar, cancelar, anular, encerrar
–          Interromper, intervir, suspender, adiar
–          Analisar, apreciar, suspender, adiar
–          Enumerar, especificar, descriminar
–        Acentuar, sublinhar, chamar a atenção para deixar claro, fazer notar, observar
–        Objectar, criticar, mostrar-se, negar, lamentar, considerar, advertir, responsabilizar (-se), exigir
–      Justificar, esclarecer
–       Aconselhar, sugerir, propor, alvitrar, recomendar, indicar, exprimir, mostrar-se, manifestar
–       Garantir, assegurar, asseverar
–          Nomear, designar, recomendar, incumbir
–          Constatar, verificar, concluir, examinar
–         Fundamentar, alegar, justificar, argumentar, citar, exemplificar
·                     Relacionamento períodos e parágrafos
 Relativamente a …, procedeu-se a …, com os seguintes resultados
No que respeita a …
No que se refere a …
Quanto a…
Relativamente a..
 Primeiro …
Seguidamente…Depois …
Finalmente…
proposto …, tendo sido
deliberado
sugerido …
resolvido
,foi
apresentado…
aceite
acordado
Feito …,
Deliberado …,
discussão de …
Concluído,
passou-se à
análise de …
Tratado …,
 Estruturas
 Lida por F. a acta da sessão anterior, foi a mesma aprovada sem restrições ou com as seguintes alterações (indicar)
·                     O expediente constou da leitura de dois ofícios provenientes de … (prestação de informações relativas a …, de pareceres …).
·                     No número X da ordem do dia, foi unanimemente aprovado o parecer emitido por … acerca de …, pelo que foi deliberado …
·                     Seguidamente (depois, em seguida…), procedeu-se à votação relativa a …, com os seguintes resultados: …
·                     Concluída a votação, deu-se início a…, (passou-se a…, procedeu-se a…, prosseguiu-se com …)
A IMPORTÂNCIA DA ACTA
Um dos principais factores de desempenho de uma organização é a qualidade de seus produtos e serviços. Existe uma tendência mundial no sentido do aumento das expectativas do consumidor em relação à qualidade,
Acompanhando essa tendência houve uma crescente tomada de consciência de que melhorias contínuas na qualidade são frequentemente necessárias para atingir e assegurar um bom desempenho económico.
É sabido que a maioria das empresas produzem produtos ou serviços destinados a atender as necessidades /requisitos do usuário. Tais requisitos são incorporados em especificações técnicas, que às vezes podem não garantir, por si mesmas, que os requisitos de um consumidor sejam consistentemente atendidos.
O mercado tem exigido das organizações cada vez mais qualidade nos produtos/serviços por preços cada vez menores. Uma alternativa para enfrentar essas pressões é a certificação, ferramenta diferencial, capaz de aumentar a competitividade das organizações.
A tendência nacional é a difusão da cultura da certificação de produtos, impulsionada pelas pressões que vêm do mercado consumidor ou pela necessidade do Estado de garantir saúde e segurança ao cidadão, protecção ao meio ambiente e prevenção à ocorrências de práticas lesivas ao comércio. 
CONCLUSÃO
Concluindo a acta é uma narração de factos visando a orientação de um superior hierárquico na tomada de decisões. Nele estão contidas informações relevantes que permitirão a análise e o julgamento de uma dada situação. A sua redacção deve se imparcial, estando o seu conteúdo baseado na verificação pessoal ou em fontes fidedignas. À cabeça do relato figuram as razões que determinaram a sua elaboração. O texto termina com a análise do assunto e com propostas de soluções para o caso em estudo.





BIBLIOGRAFIA
BENOIT, A. Como fazer a síntese (de uma reunião, um dossier, uma entrevista). Lisboa. Edições CETOP. 1991.